Bestandsmanagement - Inventar

In diesem Modul wird das gesamte Inventar aller i-net HelpDesk Benutzer verwaltet. Benutzer mit der Berechtigung für den Zugriff auf das Modul "Inventar" klicken in der Modulleiste auf den Tab "Inventar".

Wichtig: Der Zugriff auf das Modul "Inventar" ist ein Benutzerrecht, welches gesetzt wird über Startseite > Benutzer und Gruppen gesetzt wird. Dabei kann unterschieden werden zwischen schreibenden und nur lesenden Zugriff.

Zentrale Befehle (Verfügbare Schaltflächen):

  • Neu (Strg + N): Nicht verfügbar, wenn der Benutzer gelöscht wurde (Geräte und Tickets werden weiterhin angezeigt)
  • Speichern (Strg + S)
  • Löschen (Entf)
  • Druckvorschau (Strg + P): Gedruckt wird der Inhalt je nach Markierung links im Baum.
  • Baum expandieren
  • Baum kollabieren
  • Oberfläche anpassen:
    1. Felder: aus- bzw. einblenden einzelner Felder
    2. Ansicht nach: gruppiert die Ansicht des Baumes nach Benutzern, Geräten, Anlagen-Nummern oder nach Freifeld

1. Symbolleiste des Moduls "Inventar"

  • Baum aktualisieren (F5): Änderungen in der Anzeige erfolgen nicht automatisch (im Gegensatz zur Auftragsbearbeitung)
  • Suchen (Strg + F): Suchdialog über alle Felder. Bis zu 5 Suchvorgänge werden gespeichert. Der Suchfilter kann gelöscht werden.
  • Zoom (F10): Vergrößert das Memo-Feld. Alle anderen Felder werden ausgeblendet.
  • Einstellungen zu:
    1. Dienstgütevereinbarung: Legt für Standorte/Kunden die betreuende Firma fest.
    2. Gerätetypen: Liste der vorhandenen Gerätetypen kann geändert oder erweitert werden.
    3. Verkäufer: Liste der Verkäufer mit deren Kontaktdaten sowie Angaben zum Reparaturverfahren
    4. Lizenzen: Liste mit Lizenzen, Kaufdatum und Verwendungszweck

Kontextmenü

  • Neues Gerät (Strg + N): Nicht verfügbar, wenn der Benutzer gelöscht wurde (Geräte und Tickets werden weiterhin angezeigt)
  • Umbenennen (F2): Das Umbenennen ist nur in der "Geräte-Ansicht" möglich.
  • Gerät löschen (Entf)
  • Neuer Auftrag:
    1. Für diesen Computer kann ein neuer Auftrag erzeugt werden.
    2. Das Feld "Kennung" wird dabei belegt aus Computername, Anlagennummer, Gewährleistung, Freifeld 1oder Freifeld 2.
    3. Alle Felder mit Inhalt werden automatisch in den Text der Anfrage kopiert.
  • Ansicht nach: gruppiert die Ansicht des Baumes nach Benutzern, Geräten, Anlagen-Nummern oder nach Freifeld 1.

Aufbau des Dialogs "Inventar"

Der Dialog "Inventar" ist in zwei Bereiche unterteilt.

  • Im linken Teil des Dialogs werden die i-net HelpDesk-Benutzer mit Ihren Geräten in einer Baumstruktur dargestellt. In der Standardansicht werden die i-net HelpDesk-Benutzer alphabetisch nach ihrem Benutzernamen sortiert. Die Geräte eines Benutzers werden alphabetisch nach ihrer Bezeichnung sortiert. Ein Gerät kann mehrere Untergeräte haben, wie z.B. Komponenten oder angeschlossene Geräte. Jedes Gerät wird durch ein Symbol gekennzeichnet, dass seinen Gerätetyp kennzeichnet. Das Symbol eines Gerätetyps wird im Menü "Einstellungen", Tab "Gerätetypen" zugewiesen.
  • Im rechten Teil des Dialogs werden die Daten des ausgewählten Gerätes angezeigt (Tab "Gerätedaten"). Daneben gibt es weitere Tabs, auf denen (falls konfiguriert) Information enthalten sind zu: Lizenz, Verkäufer und Dienstgütevereinbarung.

Funktionen des Dialoges

Ansicht der Baumstruktur verändern

Nach dem Öffnen des Moduls "Inventar" sehen Sie die "Benutzer-Ansicht". Oftmals ist jedoch nicht die benutzerorientierte Sicht von Interesse sondern gerätetypische Ansichten. Dazu wählen Sie in der Listbox aus folgenden Varianten:

Erste Ebene Zweite Ebene Weitere Ebenen
Benutzer-Ansicht Benutzer Gerätebezeichnung Untergeräte; beliebig tief gestaffelt
Geräte-Ansicht Geräte-Typ (z.B. Computer, Drucker) Gerätebezeichnung Benutzer
Anlagennr.-Ansicht Geräte-Typ Anlagennummer Nicht möglich
Geräte Feld1-Ansich Geräte-Typ Freifeld1: z.B. IP- oder Mac-Adresse Nicht möglich

Hinweis: Im Knoten der Gerätebezeichnung steht in Klammern die Anzahl der Benutzer, die diese Hardware oder Software besitzen. Damit ist sehr einfach eine Übersicht möglich, wie viele Modelle eines bestimmten PC-Typs noch im Unternehmen im Einsatz sind.

Lizenzansicht

Im Gerätebestand ist keine Lizenzkontrolle möglich. Was sich jedoch sehr einfach einrichten lässt ist eine Ansicht aller installierten Lizenzen. Dazu definieren Sie als Gerätetyp z.B. "Software" (Menü "Einstellungen", Register "Gerätetypen").

Im Modul "Inventar" legen Sie ein neues Gerät vom Typ "Software" an und vergeben als Gerätebezeichnung den Namen "Office2007". Diese Komponente können Sie nun z.B. Ihrem Muster-PC zuordnen, dessen Konfiguration Sie beliebig oft kopieren können. In der "Geräte-Ansicht" sehen Sie nun die Anzahl der installierten "Office2007"-Pakete.

Software-Updates verwalten

Wenn Sie im Unternehmen ein Update von z.B. "Office2003" auf "Office2007" durchführen wollen (müssen), dann benennen Sie einfach den Knoten "Office2003" in "Office2007" um. Fertig!

Hinweis: Das Umbenennen ist nur in der "Geräte-Ansicht" möglich.

Beschreibungsfeld

Jedes Gerät Verfügt über ein Beschreibungsfeld, das 4.000 Zeichen enthalten kann. In der Regel wird hier die Konfiguration sowie die Historie des Geräts erfasst.

Hinweis: Über die Schaltfläche "Zoom" können Sie die restlichen Felder der Maske ausblenden. Dadurch sind längere Texte im Beschreibungsfeld besser lesbar.

Freifelder verwenden

Im Tab "Gerätedaten" stehen 9 Freifelder zur Verfügung. Die Bezeichnung der Freifelder kann geändert werden über die Einstellungen "Optionen", Tab "Dialogmodifikation", Geräte-Daten. Alle Freifelder sind Textfelder. Die Freifelder haben folgende Zeichenlängen:

  1. "Geräte Feld1" bis "Geräte Feld3": 50 Zeichen
  2. "Geräte Feld4" und "Geräte Feld5": 255 Zeichen
  3. "Geräte Feld6" bis "Geräte Feld9": 100 Zeichen

Wichtig: Das Feld "Geräte Feld1" ist ein bevorzugtes Feld. Es kann zur Ansicht in der Baumstruktur ("Benutzer Feld1-Ansicht") verwendet werden. "Geräte Feld1" und Geräte Feld2" werden darüber hinaus auch im Tabellenregister "Geräte" der Module "Eingabe / Autorisierung" sowie "Auftragsbearbeitung" dargestellt.

Hinweis: "Geräte Feld1" könnte z.B. die IP- oder Mac-Adresse des Systems beinhalten. "Geräte Feld4" und "Geräte Feld5" könnten für Garantie- und Reparatur-Daten genutzt werden (da die Gerätekonfiguration in der Regel im Beschreibungsfeld abgelegt wird).

Neues Gerät hinzufügen

Um dem Gerätebestand ein neues Gerät hinzuzufügen, markieren Sie das Gerät oder den Benutzer im Baum, unter dem Sie das neue Gerät hinzufügen möchten. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Neues Gerät oder das Kontextmenü.

Tragen Sie anschließend die Bezeichnung des Gerätes in der Registerkarte Gerätedaten ein und ändern gegebenenfalls den Gerätetyp und weitere Daten des Gerätes. Nachdem Sie die Daten eingegeben haben klicken Sie auf Speichern.

Neuen Benutzer hinzufügen

Wenn Sie einem i-net HelpDesk Benutzer, der im Gerätebestand noch nicht existiert, ein Gerät hinzufügen möchten, so muss zuerst der Benutzer zum Gerätebestand hinzugefügt werden. Markieren Sie dazu den Knoten Benutzer und Geräte im Baum und betätigen die Schaltfläche Neues Gerät. Anschließend öffnet sich die Liste aller i-net HelpDesk Benutzer. Wählen Sie den Benutzer aus der Liste aus, dem Sie das oder die Gerät(e) hinzufügen möchten.

Nachdem der Benutzer dem Gerätebestand hinzugefügt wurde, wird ihm automatisch ein neues Gerät hinzugefügt. Sie können nun mit der Eingabe der Daten für dieses neue Gerät, wie Bezeichnung, Gerätetyp usw., fortfahren und anschließend speichern.

Benutzer eines Gerätes ändern

Den Benutzer eines Gerätes in der 1. Geräteebene (Geräte, die sich in der Ebene unter dem Benutzer befinden) können sie in der Registerkarte Benutzerdaten ändern. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche "..." neben dem Feld Benutzername und wählen in der sich öffnenden Liste aller Benutzer den neuen Benutzer aus.

Sollte dieser vorher noch nicht im Gerätebestand vorhanden gewesen sein, so wird er zuerst dem Gerätebestand hinzugefügt und anschließend das Gerät an diesen Benutzer gebunden.

Sollte das Gerät, dessen Benutzer Sie ändern, Untergeräte haben, so wird der Benutzer dieser Geräte ebenfalls geändert. Sie bleiben somit Untergeräte des Gerätes, dessen Benutzer Sie änderten.

Gerät löschen

Um ein Gerät zu löschen, markieren Sie es durch Klick im Baum und betätigen anschließend die Schaltfläche Löschen oder den entsprechenden Menüpunkt.

Hinweis: Sie können Geräte einschließlich Untergeräte löschen. Es erscheint eine Meldungsbox.

Gerät im Gerätebestand verschieben

Diese Aktion ist nur in der Benutzer-Ansicht möglich. Wenn Sie ein Gerät verschieben möchten, so ist eine einfache Möglichkeit via "Drag&Drop".

Beispiel: Der PC des Benutzers "Müller" soll ins Lager verschoben werden, da "Müller" das Unternehmen verlassen hat. Für diesen Vorgang muss es einen Benutzer "Lager" geben, da der i-net HelpDesk benutzerorientiert arbeitet.

Rufen Sie nun die Suchmaske auf und klicken ins Feld "Benutzer". Geben Sie hier als Kriterium ein: "Müller, Lager" (Die logische Verknüpfung ODER wird über ein Komma dargestellt.). Es werden beide Benutzer angezeigt. Verschieben Sie nun den Computer von "Müller" via "Drag&Drop" ins "Lager". Alle Untergeräte werden mit verschoben.

Hinweis: Sie können Geräte nur an Benutzer oder an Geräte von Benutzern verschieben, die schon im Gerätebestand vorhanden sind.

Gerät im Gerätebestand kopieren

"Drag&Drop": halten Sie beim Verschieben die Strg-Taste gedrückt. Die Einträge der einzelnen Felder des Quell-Gerätes bleiben in der Kopie erhalten.

Hinweis zum Verschieben und Kopieren: Beim Verschieben werden standardmäßig keine Feldinhalte des Gerätes verändert. Sollen bestimmte Felder aus den Stammdaten des Ziel-Users (zu diesem User wird das Gerät verschoben) übernommen werden (Computername, Kostenstelle, Ort, Zimmer), dann muss der HelpDesk-Administrator die folgende Einstellung aktivieren: Web-Konfiguration > Komponenten > Inventar > 'Beim Verschieben eines Gerätes die Daten des neuen Benutzers ins Gerät kopieren'.

Anlagen

Sie können beliebig viele Anlagen zu einem Gerät speichern, editieren oder später löschen. Die Datei-Anhänge werden auf dem i-net HelpDesk-Server im Programmverzeichnis der Anwendungsdaten gespeichert und NICHT in der Datenbank. Über den Button "Bearbeiten" kann direkt die Datei editiert werden. Der Button "Öffnen" verwirft eventuelle Änderungen.

Lizenz, Verkäufer oder Dienstgütevereinbarung

Einem Gerät oder einer Software kann im Tab "Lizenz" eine Lizenz zugewiesen werden. Die Art der Lizenz kann frei definiert werden im Menü "Einstellungen". Damit ist KEINE Lizenzüberwachung möglich.

Den Verkäufer oder die Dienstgütevereinbarung eines Gerätes können Sie in den gleichnamigen Registerkarten ändern. Betätigen Sie dazu jeweils die Schaltfläche "..." neben den Feldern Name oder Bezeichnung. In den sich öffnenden Listen wählen Sie nun den Verkäufer bzw. die Dienstgütevereinbarung aus, die Sie für dieses Gerät wählen möchten. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Speichern.

Hinweis: Im Tab "Dienstgütevereinbarung" können Sie im Feld "Ressource" bereits die für dieses Gerät zuständige Ressource hinterlegen. Wenn Sie nun für dieses Gerät ein neues Ticket eröffnen (Baumansicht, Kontextmenü, Befehl "Neuer Auftrag", dann wird die hinterlegte Ressource sofort übernommen..

Suchen im Inventar

Die Suchfunktion des Dialoges ermöglicht die gezielte Suche nach Komponenten des Inventars. Als Wildcarts für die Suche kann in allen Textfeldern (Ausnahme "Beschreibung" - siehe weiter unten) das *-Zeichen genutzt werden. So ergibt z.B. die Suche im Feld "Computername" nach "S*" als Ergebnis alle Computer, die mit dem Buchstaben "S" beginnen. Eine Suche im Feld "Kostenstelle" nach "*008*" ergibt als Ergebnis alle Einträge, die im Feld "Kostenstelle" irgendwo die Zahlenfolge "008" enthalten.

Ebenso ist eine Oder-Verknüpfung mittels des Komma-Zeichens möglich. Wenn z.B. ein Gerät des Benutzers "Müller" ins Lager zum Benutzer "Lager" verschoben werden soll, dann kann im Feld Benutzer wie folgt gesucht werden: Mü*, Lag*. Gefunden werden alle Benutzer, deren Namen mit "Mü" oder "Lag" beginnt.

Wichtig: Das Feld "Beschreibung" kann einfach durch Eingabe einer Zeichenfolge durchsucht werden. Diese Zeichenfolge wird im gesamten Text (max. 4.000 Zeichen) gesucht.

Hinweis: Sie können die Felder des i-net HelpDesk Inventars automatisch aus einer externen Datenbank füllen, entweder nur als einmaligen Import oder periodisch entsprechend der von Ihnen gewählten Ablaufoption. Die Einstellungen setzen Sie in der Web-Konfiguration > Datenimport.

Add-On "Geräte Pool"

Über das AddOn "GeraetePool" kann ein Pool von Geräten verwaltet und einem beliebigen "wandernden" Benutzer zugeordnet werden. Dieser "wandernde" oder "rooming" User kann z.B. ein Teilzeitmitarbeiter an verschiedenen Arbeitsplätzen sein. Im Beispiel hat der Teilzeitmitarbeiter im Modul "Inventar" keine zugeordneten Geräte. Alle "Pool-Geräte" sind im Modul "Inventar" einem Verantwortlichen zugewiesen. Erst zum Zeitpunkt der Störungsmeldung wird das Gerät (Computer) erfasst und fest an das Ticket gebunden. Wenn also die Teilzeitmitarbeiterin Frau Müller an "PC4711" eine Störung meldet, dann werden alle Gerätedaten von "PC4711" fest mit diesem Ticket verbunden, auch wenn Frau Müller am nächsten Tag an einem anderen System arbeitet.

Vorbereitung:.

  • Im Gerätebestand erfassen Sie zu einem Benutzer (z.B. Gruppenleiter oder Dummy-User) alle Geräte des Pools. Das Feld "Computernamen" ist das Schlüsselfeld für die Zuordnung zum Auftrag.
  • In der Web-Konfiguration > Komponenten > Add-Ons entfernen Sie das AddOn "Inventar" und ersetzen es durch das AddOn "GeraetePool". Nutzen Sie die Online-Hilfe des Dialogs.

Anwendung:.

  • Bei einer neuen Anfrage muss das Feld "Kennung" (Umbenennung möglich!) mit dem Computernamen des gestörten Gerätes gefüllt werden. Z.B. per Telefon meldet Frau Müller eine Störung an "PC4711" oder via Browser informiert Frau Müller, dass Sie nicht drucken kann.
  • Nachdem im Feld "Kennung" der Computername steht, muss auf das Symbol "Speichern" geklickt werden.
  • Anschließend stehen im Tab "Inventar" alle Informationen zu diesem Gerät zur Verfügung.