Es muss mindestens ein Prozess definiert sein. Prozesse werden im Prozess-Editor angelegt und verwaltet. Der entsprechende Menü-Befehl "Prozess Editor öffnen" ist nur sichtbar, wenn für den angemeldeten Benutzer das Benutzer-Recht "Definition Vorlagen" besteht. Siehe Prozess Editor öffnen
Ein Prozess kann in den Modulen "Anfrage" oder "Auftrag-Detail" (nicht in der Auftragsliste) angewendet werden. Dazu ist das Benutzer-Recht "Vorlagen Definition" notwendig. Nur wenn ein angemeldeter Benutzer dieses Recht besitzt, kann er im Auftrag:
Ein Supporter ohne das Benutzer-Recht "Vorlagen Definition" kann einen Auftrag im Prozess lediglich "weiterschalten".
Es gibt zwei für den Prozess relevante Auftrags-Felder: Prozess und Aufgabe. Beide Felder sind standardmäßig NICHT im Dialog sichtbar. Sie können jedoch, wie jedes andere Auftragsfeld im Dialog, eingeblendet werden über die Listbox "Oberfläche anpassen", Menü "Felder".
Zeigt den Namen des Prozesses, der aktuell mit diesem Auftrag verbunden ist.
Hinweis: Die Auswahl-Schaltfläche des Feldes wird nur angezeigt, wenn das Benutzer-Recht "Definition Vorlagen" besteht.
Zeigt den Namen der aktuellen Aufgabe im Prozess. In der Prozess-Definition sind Anzahl und Möglichkeiten jeder Aufgabe hinterlegt. Jede Aufgabe besteht aus Name, Info und einer optionalen Ressource sowie einer Liste von Aktionen.
So gehen Sie vor:
Dazu wird in der Prozess-Definition eine "Verbinder-Aktion" festgelegt. Bei einer "Verbinder-Aktion" geht es um das möglichst einfache 'Weiterschalten' im Prozess zur nächsten Aufgabe. Schlecht wäre folgendes: Der Supporter trägt eine Bearbeitung ein und klickt 'Speichern'. Anschließend muss er nochmals einen Befehl zum Weiterschalten wählen. Diese beiden Schritte fasst die 'Verbinder-Aktion' zusammen. Im Auftrags-Modul, Tab "Bearbeiten" wird die 'Verbinder-Aktion' gelistet mit dem Befehl "weiter mit: 'Verbinder-Aktion' " (z.B. "weiter mit: Bearbeiten"). So kann der Ressource-Mitarbeiter den Text des Bearbeitungsschrittes eintragen und dann sofort zur nächsten Aufgabe im Prozess schalten.
Besitzt ein Auftrag bereits eine Prozess-Zuweisung, so kann ein neuer Prozess vom Bearbeiter nur dann zugewiesen werden, wenn das Benutzer-Recht "Definition Vorlagen" vorhanden ist. Ein neuer Prozess beginnt stets mit Aufgabe 1.
Die letzte Aufgabe in einem Prozess muss laut Definition stets die Aktion "Beenden" enthalten. Eine vorfristige Beendigung des Auftrages ist nur dann möglich, wenn die jeweilige "Zwischen-Aufgabe" die Aktion "Beenden" anbietet.
Sonderfall "Löschen": Das Löschen eines Auftrages ist ein Recht der Ressource. Standardmäßig ist Löschen deaktiviert. Ist das Lösch-Recht gegeben, dann kann auch ein mit einem Prozess verbundener Auftrag gelöscht werden.
Ein Prozess kann von einem Auftrag entfernt werden, in dem im Feld "Prozess" der Name des aktuellen Prozesses gelöscht wird. Danach kommt die Rückfrage "Wollen Sie den laufenden Prozess dieses Auftrages wirklich stoppen?"
Hinweis: Ein Prozess kann nur von einem Auftrag entfernt werden, wenn der angemeldete Benutzer das Benutzer-Recht "Definition Vorlagen" besitzt.
Änderungen in der Prozess-Definition wirken unmittelbar auf verbundene Aufträge. Lediglich wenn ein nicht plausibler Zustand entstehen würde (z.B. die aktuelle Aufgabe wird in der Definition gelöscht), erfolgt das Zurücksetzen auf Aufgabe 1 im Prozess.
Im Tab "Auftrag" werden in der Auftrags-Historie folgende Aktionen vermerkt: