Sobald ein Mitarbeiter einer Ressource an irgendeinem Teilschritt eines Workflows beteiligt ist, wird der Knoten "Workflow" eingeblendet. Die Darstellung z.B. " #1060 ..." bedeutet, dass auf einen "Hauptauftrag" mit der Nummer 1060 ein Workflow angewendet wurde. Die einzelnen Teilschritte dieses Workflows sind in tabellarischer Form im rechten Teil des Dialoges gelistet.
Im Betreff jedes Workflow-Teilauftrages steht zu Beginn die Zeichenfolge z.B. "WF-Nr.: 1060 ...". Damit weiß die Ressource, dass dieser Auftrag #1060 Teil eines Workflows ist, dessen GESAMTER Ablauf einschließlich der aktuellen Status der einzelnen Schritte im Knoten "Workflow" zu sehen ist.
Ein Teilauftrag wird erst nach Autorisierung im Knoten der Ressource sichtbar. Das heißt, wenn beim Anwenden des Workflows bestätigt wurde, dass Teilauftrag 5 erst nach Beendigung von Teilauftrag 4 autorisiert wird, dann bleibt Teilauftrag 5 solange für die zuständige Ressource nicht sichtbar. Trotzdem sieht die Ressource im Knoten "Workflow" den neuen Workflow, an dem sie nach Beendigung von Teilauftrag 4 beteiligt wird.
Der Grund ist der "kooperative Ansatz" des i-net HelpDesk. Jede Ressource kann einen sie betreffenden Workflow sehen, um rechtzeitig reagieren zu können z.B. bei bevorstehendem Urlaub, Schulung oder ähnlich planbarer Abwesenheit. Zugriff bedeutet, dass ein Mitarbeiter VOLLEN Zugriff auf all die Teilaufträge hat, in deren Ressourcen er ohnehin Mitglied ist. Nur LESENDEN Zugriff erhält der Mitarbeiter, wenn er zwar Ressource-Rechte hat, aber nicht Mitglied DIESER Ressource ist.
Der Workflow-Hauptauftrag ist der Auftrag, der praktisch Grundlage für die Anwendung eines Workflows ist. z.B. Der Abteilungs-Leiter schickt an den HelpDesk die Aufforderung, dass zum übernächsten Monatsersten ein PC-Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter "Müller" einzurichten ist.
Empfehlung: Richten Sie für alle Workflows eine extra Ressource ein z.B. "Workflow" (Menü "Einstellungen - Ressourcen"). Die Ressource "Workflow" wird nun künftig zuständig für alle Workflow-Hauptaufträge. Damit haben Sie stets alle Hauptaufträge übersichtlich in einer Ressource. Ein Workflow-Hauptauftrag beginnt im Betreff mit der Zeichenfolge "WF-Haupt: ..."
Wichtig: Wenn der Hauptauftrag beendet wird, dann werden automatisch ALLE Teilaufträge ebenfalls beendet. Um das versehentliche Beenden eines Workflow-Hauptauftrages zu verhindern kommt eine Hinweisbox. Diese Hinweisbox unterbleibt, wenn Sie direkt im Workflow-Knoten den Hauptauftrag löschen, da Sie bewusst den Workflow-Knoten zum Bearbeiten markiert haben.
Folgende einfache Umsetzung soll anhand des nachfolgenden Beispiels erläutert werden. Es wurde eine Workflow-Vorlage definiert, die aus 10 Teilschritten besteht. Jeder Teilschritt hat zur Bedingung, dass der Vorgänger erst beendet sein muss, bevor die Auslösung erfolgt, d.h. bevor Teilschritt 10 ausgelöst wird muss Teilschritt 9 beendet sein, bevor Teilschritt 9 ausgelöst wird muss Teilschritt 8 beendet sein usw.
Nun wird auf einen Basisauftrag die Workflow-Vorlage angewendet. Teilschritt 1 wird sofort an eine Ressource zur Bearbeitung autorisiert. Nach Beendigung von Teilschritt 1 wird Teilschritt 2 ausgelöst usw.
Im Teilschritt 7 soll nun ein Check durch eine "Prüf-Ressource" erfolgen. Schlägt die Prüfung fehl, dann soll der Workflow auf Teilschritt 4 "zurückfallen" und die Abarbeitung ab dort erneut beginnen.
Lösung: Die für Teilschritt 7 zuständige Ressource reaktiviert einfach den erledigten Teilschritt 4. Nun werden alle direkt und indirekt von Teilschritt 4 abhängigen anderen Teilschritte automatisch ebenfalls reaktiviert und auf den Status "Workflow eingeleitet" gesetzt.