In diesem Modul wird das gesamte Inventar aller i-net HelpDesk Benutzer verwaltet. Benutzer mit der Berechtigung für den Zugriff auf das Modul "Inventar" klicken in der Modulleiste auf den Tab "Inventar".
Wichtig: Der Zugriff auf das Modul "Inventar" ist ein Benutzerrecht, welches gesetzt wird über Startseite > Benutzer und Gruppen
gesetzt wird. Dabei kann unterschieden werden zwischen schreibenden und nur lesenden Zugriff.
Der Dialog "Inventar" ist in zwei Bereiche unterteilt.
Nach dem Öffnen des Moduls "Inventar" sehen Sie die "Benutzer-Ansicht". Oftmals ist jedoch nicht die benutzerorientierte Sicht von Interesse sondern gerätetypische Ansichten. Dazu wählen Sie in der Listbox aus folgenden Varianten:
Erste Ebene | Zweite Ebene | Weitere Ebenen | |
---|---|---|---|
Benutzer-Ansicht | Benutzer | Gerätebezeichnung | Untergeräte; beliebig tief gestaffelt |
Geräte-Ansicht | Geräte-Typ (z.B. Computer, Drucker) | Gerätebezeichnung | Benutzer |
Anlagennr.-Ansicht | Geräte-Typ | Anlagennummer | Nicht möglich |
Geräte Feld1-Ansich | Geräte-Typ | Freifeld1: z.B. IP- oder Mac-Adresse | Nicht möglich |
Hinweis: Im Knoten der Gerätebezeichnung steht in Klammern die Anzahl der Benutzer, die diese Hardware oder Software besitzen. Damit ist sehr einfach eine Übersicht möglich, wie viele Modelle eines bestimmten PC-Typs noch im Unternehmen im Einsatz sind.
Im Gerätebestand ist keine Lizenzkontrolle möglich. Was sich jedoch sehr einfach einrichten lässt ist eine Ansicht aller installierten Lizenzen. Dazu definieren Sie als Gerätetyp z.B. "Software" (Menü "Einstellungen", Register "Gerätetypen").
Im Modul "Inventar" legen Sie ein neues Gerät vom Typ "Software" an und vergeben als Gerätebezeichnung den Namen "Office2007". Diese Komponente können Sie nun z.B. Ihrem Muster-PC zuordnen, dessen Konfiguration Sie beliebig oft kopieren können. In der "Geräte-Ansicht" sehen Sie nun die Anzahl der installierten "Office2007"-Pakete.
Wenn Sie im Unternehmen ein Update von z.B. "Office2003" auf "Office2007" durchführen wollen (müssen), dann benennen Sie einfach den Knoten "Office2003" in "Office2007" um. Fertig!
Hinweis: Das Umbenennen ist nur in der "Geräte-Ansicht" möglich.
Jedes Gerät Verfügt über ein Beschreibungsfeld, das 4.000 Zeichen enthalten kann. In der Regel wird hier die Konfiguration sowie die Historie des Geräts erfasst.
Hinweis: Über die Schaltfläche "Zoom" können Sie die restlichen Felder der Maske ausblenden. Dadurch sind längere Texte im Beschreibungsfeld besser lesbar.
Im Tab "Gerätedaten" stehen 9 Freifelder zur Verfügung. Die Bezeichnung der Freifelder kann geändert werden über die Einstellungen "Optionen", Tab "Dialogmodifikation", Geräte-Daten. Alle Freifelder sind Textfelder. Die Freifelder haben folgende Zeichenlängen:
Wichtig: Das Feld "Geräte Feld1" ist ein bevorzugtes Feld. Es kann zur Ansicht in der Baumstruktur ("Benutzer Feld1-Ansicht") verwendet werden. "Geräte Feld1" und Geräte Feld2" werden darüber hinaus auch im Tabellenregister "Geräte" der Module "Eingabe / Autorisierung" sowie "Auftragsbearbeitung" dargestellt.
Hinweis: "Geräte Feld1" könnte z.B. die IP- oder Mac-Adresse des Systems beinhalten. "Geräte Feld4" und "Geräte Feld5" könnten für Garantie- und Reparatur-Daten genutzt werden (da die Gerätekonfiguration in der Regel im Beschreibungsfeld abgelegt wird).
Um dem Gerätebestand ein neues Gerät hinzuzufügen, markieren Sie das Gerät oder den Benutzer im Baum, unter dem Sie das neue Gerät hinzufügen möchten. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Neues Gerät oder das Kontextmenü.
Tragen Sie anschließend die Bezeichnung des Gerätes in der Registerkarte Gerätedaten ein und ändern gegebenenfalls den Gerätetyp und weitere Daten des Gerätes. Nachdem Sie die Daten eingegeben haben klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie einem i-net HelpDesk Benutzer, der im Gerätebestand noch nicht existiert, ein Gerät hinzufügen möchten, so muss zuerst der Benutzer zum Gerätebestand hinzugefügt werden. Markieren Sie dazu den Knoten Benutzer und Geräte im Baum und betätigen die Schaltfläche Neues Gerät. Anschließend öffnet sich die Liste aller i-net HelpDesk Benutzer. Wählen Sie den Benutzer aus der Liste aus, dem Sie das oder die Gerät(e) hinzufügen möchten.
Nachdem der Benutzer dem Gerätebestand hinzugefügt wurde, wird ihm automatisch ein neues Gerät hinzugefügt. Sie können nun mit der Eingabe der Daten für dieses neue Gerät, wie Bezeichnung, Gerätetyp usw., fortfahren und anschließend speichern.
Den Benutzer eines Gerätes in der 1. Geräteebene (Geräte, die sich in der Ebene unter dem Benutzer befinden) können sie in der Registerkarte Benutzerdaten ändern. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche "..." neben dem Feld Benutzername und wählen in der sich öffnenden Liste aller Benutzer den neuen Benutzer aus.
Sollte dieser vorher noch nicht im Gerätebestand vorhanden gewesen sein, so wird er zuerst dem Gerätebestand hinzugefügt und anschließend das Gerät an diesen Benutzer gebunden.
Sollte das Gerät, dessen Benutzer Sie ändern, Untergeräte haben, so wird der Benutzer dieser Geräte ebenfalls geändert. Sie bleiben somit Untergeräte des Gerätes, dessen Benutzer Sie änderten.
Um ein Gerät zu löschen, markieren Sie es durch Klick im Baum und betätigen anschließend die Schaltfläche Löschen oder den entsprechenden Menüpunkt.
Hinweis: Sie können Geräte einschließlich Untergeräte löschen. Es erscheint eine Meldungsbox.
Diese Aktion ist nur in der Benutzer-Ansicht möglich. Wenn Sie ein Gerät verschieben möchten, so ist eine einfache Möglichkeit via "Drag&Drop".
Beispiel: Der PC des Benutzers "Müller" soll ins Lager verschoben werden, da "Müller" das Unternehmen verlassen hat. Für diesen Vorgang muss es einen Benutzer "Lager" geben, da der i-net HelpDesk benutzerorientiert arbeitet.
Rufen Sie nun die Suchmaske auf und klicken ins Feld "Benutzer". Geben Sie hier als Kriterium ein: "Müller, Lager" (Die logische Verknüpfung ODER wird über ein Komma dargestellt.). Es werden beide Benutzer angezeigt. Verschieben Sie nun den Computer von "Müller" via "Drag&Drop" ins "Lager". Alle Untergeräte werden mit verschoben.
Hinweis: Sie können Geräte nur an Benutzer oder an Geräte von Benutzern verschieben, die schon im Gerätebestand vorhanden sind.
"Drag&Drop": halten Sie beim Verschieben die Strg-Taste gedrückt. Die Einträge der einzelnen Felder des Quell-Gerätes bleiben in der Kopie erhalten.
Hinweis zum Verschieben und Kopieren: Beim Verschieben werden standardmäßig keine Feldinhalte des Gerätes verändert. Sollen bestimmte Felder aus den Stammdaten des Ziel-Users (zu diesem User wird das Gerät verschoben) übernommen werden (Computername, Kostenstelle, Ort, Zimmer), dann muss der HelpDesk-Administrator die folgende Einstellung aktivieren: Web-Konfiguration > Komponenten > Inventar > 'Beim Verschieben eines Gerätes die Daten des neuen Benutzers ins Gerät kopieren
'.
Sie können beliebig viele Anlagen zu einem Gerät speichern, editieren oder später löschen. Die Datei-Anhänge werden auf dem i-net HelpDesk-Server im Programmverzeichnis der Anwendungsdaten gespeichert und NICHT in der Datenbank. Über den Button "Bearbeiten" kann direkt die Datei editiert werden. Der Button "Öffnen" verwirft eventuelle Änderungen.
Einem Gerät oder einer Software kann im Tab "Lizenz" eine Lizenz zugewiesen werden. Die Art der Lizenz kann frei definiert werden im Menü "Einstellungen". Damit ist KEINE Lizenzüberwachung möglich.
Den Verkäufer oder die Dienstgütevereinbarung eines Gerätes können Sie in den gleichnamigen Registerkarten ändern. Betätigen Sie dazu jeweils die Schaltfläche "..." neben den Feldern Name oder Bezeichnung. In den sich öffnenden Listen wählen Sie nun den Verkäufer bzw. die Dienstgütevereinbarung aus, die Sie für dieses Gerät wählen möchten. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Speichern.
Hinweis: Im Tab "Dienstgütevereinbarung" können Sie im Feld "Ressource" bereits die für dieses Gerät zuständige Ressource hinterlegen. Wenn Sie nun für dieses Gerät ein neues Ticket eröffnen (Baumansicht, Kontextmenü, Befehl "Neuer Auftrag", dann wird die hinterlegte Ressource sofort übernommen..
Die Suchfunktion des Dialoges ermöglicht die gezielte Suche nach Komponenten des Inventars. Als Wildcarts für die Suche kann in allen Textfeldern (Ausnahme "Beschreibung" - siehe weiter unten) das *-Zeichen genutzt werden. So ergibt z.B. die Suche im Feld "Computername" nach "S*" als Ergebnis alle Computer, die mit dem Buchstaben "S" beginnen. Eine Suche im Feld "Kostenstelle" nach "*008*" ergibt als Ergebnis alle Einträge, die im Feld "Kostenstelle" irgendwo die Zahlenfolge "008" enthalten.
Ebenso ist eine Oder-Verknüpfung mittels des Komma-Zeichens möglich. Wenn z.B. ein Gerät des Benutzers "Müller" ins Lager zum Benutzer "Lager" verschoben werden soll, dann kann im Feld Benutzer wie folgt gesucht werden: Mü*, Lag*. Gefunden werden alle Benutzer, deren Namen mit "Mü" oder "Lag" beginnt.
Wichtig: Das Feld "Beschreibung" kann einfach durch Eingabe einer Zeichenfolge durchsucht werden. Diese Zeichenfolge wird im gesamten Text (max. 4.000 Zeichen) gesucht.
Hinweis: Sie können die Felder des i-net HelpDesk Inventars automatisch aus einer externen Datenbank füllen, entweder nur als einmaligen Import oder periodisch entsprechend der von Ihnen gewählten Ablaufoption. Die Einstellungen setzen Sie in der Web-Konfiguration > Datenimport
.
Über das AddOn "GeraetePool" kann ein Pool von Geräten verwaltet und einem beliebigen "wandernden" Benutzer zugeordnet werden. Dieser "wandernde" oder "rooming" User kann z.B. ein Teilzeitmitarbeiter an verschiedenen Arbeitsplätzen sein. Im Beispiel hat der Teilzeitmitarbeiter im Modul "Inventar" keine zugeordneten Geräte. Alle "Pool-Geräte" sind im Modul "Inventar" einem Verantwortlichen zugewiesen. Erst zum Zeitpunkt der Störungsmeldung wird das Gerät (Computer) erfasst und fest an das Ticket gebunden. Wenn also die Teilzeitmitarbeiterin Frau Müller an "PC4711" eine Störung meldet, dann werden alle Gerätedaten von "PC4711" fest mit diesem Ticket verbunden, auch wenn Frau Müller am nächsten Tag an einem anderen System arbeitet.
Vorbereitung:.
Anwendung:.