Das Erstellen und Bearbeiten von Quick-Tickets erfolgt in einem Dialog und können entweder bei der Bearbeitung von Tickets oder automatisch über den Aufgabenplanung verwendet werden. Damit ein Quick-Ticket gespeichert werden kann muss mindestens ein Name vergeben und entweder eine Eigenschaft, Anlage oder Folgeschritt hinzugefügt werden.
Felder, die nicht konfiguriert sind, behalten während der Anwendung des Quick-Tickets ihren bestehenden Wert beziehungsweise den Standardwert bei. Felder, die mit einem leeren Wert im Quick-Ticket hinterlegt werden setzen bei der Anwendung den entsprechenden Ticketwert ebenfalls auf leer zurück. Hierbei ist zu beachten, dass nicht alle Felder einen leeren Wert unterstützen, wie zum Beispiel Priorität.
Hinweis: Die Konfiguration eines Quick-Tickets ist lediglich eine Vorlage. Erst, wenn das Quick-Ticket auf ein bestehendes Ticket angewendet - oder ein neues Ticket damit erstellt - wird, müssen die endgültigen Werte festgelegt werden. Jedes Feld und jeder Text, sowie die Folgeschritte können zu diesem Zeitpunkt noch flexibel angepasst werden.
Zeitangaben werden im Quick-Ticket immer relativ definiert. Während der Anwendung berechnet sich aus dem aktuellen Zeitpunkt zuzüglich der relativen Angabe der konkrete Zeitpunkt z.B. für die Wiedervorlage.
Folgeschritte sind Aktionen, die direkt nach dem Anwenden des Quick-Tickets ausgeführt werden. Die Schritte können bereits jetzt vollständig eingestellt werden.
Hinweis: die Reihenfolge der Folgeschritte muss stimmig sein. Es ist in der Ticketbearbeitung zum Beispiel nicht erlaubt, eine E-Mail in einem Ticket zu versenden, wenn dieses bereits beendet wurde. Die Plausibilitätsprüfung kann zum Großteil erst während der Anwendung auf ein reales Ticket durchgeführt werden. Sollte es zu einem Fehler kommen, wird das Quick-Ticket nicht angewendet und das Ticket verbleibt in seinem bisherigen Zustand. Eine Meldung weist den Anwender auf das Problem hin.
Hinweis: Wird ein Quick-Ticket auf eine Anfrage, also einem Ticket das noch nicht autorisiert wurde, angewendet, so kann es nötig sein dieses zunächst zu autorisieren. Eine Meldung weist den Anwender darauf hin, dass das Ticket automatisch autorisiert wird.
Hinweis: Wird ein Quick-Ticket auf ein bereits geschlossenes Ticket angewendet, so wird dieses zunächst reaktiviert. Eine Meldung weist den Anwender auf die Reaktivierung hin.
Hinweis: Quick-Tickets, die in der Desktop-Anwendung erstellt und konfiguriert wurden, zeigen eine Warnung an. Wird dieses Quick-Ticket in der Konfiguration der Web-Oberfläche gespeichert, so kann es in der Desktop-Anwendung nicht mehr angewendet oder konfiguriert werden. Diese Einschränkung in der Desktop-Anwendung erlaubt neue Programmfunktionen wie zum Beispiel das Hinzufügen von Anlagen durch ein Quick-Ticket.
Die Aufgabenplanung kann verwendet werden, um Quick Tickets automatisch anzuwenden, z.B. wenn neue Tickets erstellt oder bestehende Tickets geändert werden. Der Quick-Ticket-Bearbeitungsdialog bietet eine einfach zu bedienende Möglichkeit, neue Aufgabenplanungs-Aufgaben zu erstellen, die das aktuell bearbeitete Quick-Ticket anwenden. Außerdem zeigt der Dialog alle Aufgabenplanungs-Aufgaben an, die auf dieses Quick Ticket verweisen.
Wird eine neue Aufgabenplanungs-Aufgabe über den Quick-Ticket-Bearbeitungsdialog erstellen, öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit der neu erstellten Aufgabe. Weitere referenzierte Aufgaben können ebenfalls über den Bearbeitungsdialog geöffnet werden.
Hinweis: Das Erstellen neuer Aufgaben wird im Dialog angezeigt. Das Löschen oder Ändern von Aufgaben in einem anderen Browser-Tab, während der Bearbeitungsdialog des Quick Tickets geöffnet ist, wird im Dialog nicht berücksichtigt.