Inventar

Das Inventar ist eine flexible Anwendung zur Erstellung eines Katalogs praktisch aller Arten von Assets und zur Verknüpfung dieser Assets mit Benutzern in der INETAPP sowie in der Tickets-Anwendung. Die Assets basieren auf einer Liste von Asset-Typen, die in der Anwendung Konfiguration so vordefiniert werden, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Die in den Assets gespeicherten Informationen werden ebenfalls in der Konfiguration definiert, indem Asset-Felder verwendet werden.

Die Inventarisierungsoberfläche ist so aufgebaut, dass Sie selbst in einer umfangreichen Liste von Assets schnell navigieren können. Auf der linken Seite der Oberfläche befindet sich ein Asset-Baum, der frei strukturiert werden kann. Er erlaubt auch die Filterung von Assets nach aktiv, aktiv und gelöscht oder gelöscht sowie nach alle Assets oder nur nach Assets, die dem aktuellen Benutzer gehören. Die Liste kann mit der globalen Suchleiste noch weiter gefiltert werden.

Der Hauptbereich verfügt über mehrere Anzeigemodi, die von einer Symbolleiste begleitet werden. Das hervorstechendste Merkmal der Symbolleiste ist ein Schieberegler, mit dem Sie auswählen können, wie tief verschachtelt die Asset-Gruppen angezeigt werden sollen. Weiterhin können Sie die Ansicht vergrößern und verkleinern1), den Anzeigemodus ändern und alle Elemente auswählen bzw. die Auswahl aufheben. Sobald ein oder mehrere Elemente ausgewählt sind, werden weitere Funktionen verfügbar.

Wird ein einzelnes Asset im Baum oder der Hauptansicht markiert, öffnet sich der Detaildialog. Darin können Sie die Asset-Details aktualisieren.

Asset-Baum

Der Asset-Baum ist das Hauptnavigationselement. Er kann nach benutzerdefinierten Kriterien gruppiert und je nach Berechtigungen des aktuellen Benutzers gefiltert werden. Ohne Gruppierung sind die Assets alphabetisch nach ihrem Typ gegliedert. Verschachtelte Sub-Assets werden unterhalb ihrer Haupt-Assets angezeigt. Ein Asset kann jederzeit mehrere Sub-Assets haben. Es gibt hier keine Begrenzung für die zugewiesene Menge. Die gewählte Gruppierung und die Kriterien werden auch im Hauptbereich angezeigt.

Zusätzlich zur ausgewählten Gruppierung können Sie Folgendes anzeigen:

  • Nur meine Assets - wenn Ihr Benutzer die Berechtigung hat, alle Assets zu sehen.
  • Assets aller Benutzer - wenn Ihr Benutzer die Berechtigung hat, alle Assets zu sehen.
  • Nur aktive Assets - eine weitere Sichtbarkeitsebene, die nur Assets enthält, die nicht gelöscht wurden.
  • Aktive und gelöschte Assets - dies sind grundsätzlich alle Assets.
  • Nur gelöschte Assets - zeigt alle gelöschten Assets an.

Hinweis: Die Optionen Nur meine Assets sowie Assets aller Benutzer werden nur angezeigt, wenn der Benutzer per Berechtigung Zugriff auf alle Assets hat. Anderenfalls kann der Benutzer nur seine eigenen Assets einsehen.

Hinweis: Die Sortierreihenfolge ist immer alphabetisch.

Anpassen der Gruppierung

Asset Gruppen werden in einem Dialog angepasst. Sie sind für alle Benutzer des Inventars verfügbar und können nicht lokalisiert werden. Gruppen können mit jedem verfügbaren Asset-Feld erstellt werden. Es ist ebenfalls möglich, sie ineinander zu verschachteln, falls es erforderlich ist.

Hauptbereich

Der Hauptbereich des Inventars kann auf drei verschiedene Arten angezeigt werden: Kachelansicht, Listenansicht und 3D-Ansicht. Wie bereits erwähnt, werden die in diesem Bereich angezeigten Assets auch nach der ausgewählten Asset-Gruppierung aus dem Asset-Baum gruppiert. Die Ebenentiefe der angezeigten Elemente kann mit dem Schieberegler geändert werden.

Abbildung 1: Neues Ticket für ein Asset
Abbildung 2: Zusätzliche Optionen

Wenn Sie ein oder mehrere Elemente auswählen, wird die Symbolleiste mit zusätzlichen Aktionen aktualisiert:

  • Neues Ticket erstellen: Es wird ein neues Ticket erstellt, das auf die ausgewählten Elemente verweist. Zusätzlich können Sie eine Kennung auswählen, ein Feld aus den ausgewählten Assets, das in das Kennungs-Feld des neuen Tickets gesetzt wird. Beim Erstellen eines neuen Tickets werden alle Asset-Felder in den Anfragetext übernommen. Siehe Asset-Aktionen für weitere Details.
  • Ausgewählte Assets drucken: Es wird ein Bericht mit allen relevanten Informationen erstellt. Sie können Berichte für ein oder mehrere Assets erstellen.
  • Barcode/QR-Code für Assets drucken: Es wird ein zweispaltiger Bericht gedruckt, der für jedes Asset einen QR-Code mit dem Link in das Inventar enthält. Außerdem werden je ein Barcode für die Anlagennummer und für die Seriennummer des Assets ausgegeben, so die Felder gefüllt sind.
  • Assets verschieben: Diese Aktion kann über das Optionsmenü aufgerufen werden. In einem Dialog können Sie das neue übergeordnete Asset auswählen. Hierbei ist zu beachten, dass alle Sub-Assets ebenfalls mit verschoben werden.
  • Assets löschen: Verschiebt dieses Asset in den archivierten Zustand. Assets können zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Archiv entfernt oder mit Hilfe der Wartungsanwendung aus der Datenbank entfernt werden.

Erstellen neuer Assets

Das Anlegen neuer Assets kann über die globale Schaltfläche Neues Asset oder Neues Sub-Asset erfolgen. Abhängig von der Auswahl im Asset-Baum - und damit der aktuellen Ebene im Inventar - werden einige Asset-Felder automatisch mit Daten gefüllt. Bei Feldern, die eine Vererbung zulassen, können Sie alternativ Ihren eigenen Wert eingeben.

Kachelansicht

Die Kachelansicht ist die Standardansicht für das Inventar. Sie zeigt die Assets als farbige Sektionen an und gruppiert sie, wie es im Asset-Baum ausgewählt wurde. Es werden maximal fünf Ebenen von untergeordneten Elementen angezeigt. Wenn eine Ebene zu viele Elemente enthält, wird ein Hinweis angezeigt. Durch einen Doppelklick auf ein Element kann jederzeit tiefer in die Struktur navigiert werden.

Listenansicht

Die Listenansicht lässt die Hierarchie der Assets und ihrer Unter-Assets außer Acht und listet alle Assets des ausgewählten Knotens in einer gruppierten oder flachen Liste auf. Bei der Anzeige der flachen Liste wird jeder Asset-Eintrag in die Liste aufgenommen, wobei die Liste primär alphabetisch nach dem Asset-Namen oder nach der ausgewählten Spalte sortiert wird.

Die gruppierte Ansicht ist nur verfügbar, wenn im Anlagenbaum eine Gruppe ausgewählt ist. Die gruppierte Liste zeigt nun die Hierarchie der ausgewählten Gruppe mit so vielen Ebenen an, wie mit dem Schieberegler eingestellt wurden, wobei das eigentliche Asset am Ende jeder Gruppe steht. Untergeordnete Assets werden auf der gleichen Ebene wie ihre Haupt-Assets angezeigt, sortiert wie in der Spalte ausgewählt.

Für jedes Asset-Feld, das in allen angezeigten Assets der Ansicht vorhanden ist, wird in der Liste eine Spalte angezeigt. Dabei wird die kleinste gemeinsame Schnittmenge verwendet. Die Spalten können nicht umsortiert werden. Sie können jedoch die Größe der Spalten durch Ziehen der Trennlinie ändern. Die erste Spalte Name ist fixiert und scrollt nicht beiseite, wenn Sie in der Ansicht scrollen, um andere Spalten einzusehen.

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste nach der angegebenen Spalte. Durch erneutes Anklicken können Sie von einer Aufwärts- zu einer Abwärtssortierung wechseln.

3D-Ansicht

Die 3D-Ansicht ist eine dritte Möglichkeit, die Assets anzuzeigen. Es gibt eine Sammlung von Asset-Feldern, die eine eindeutige skeuomorphe Darstellung haben. Die Verwendung eines oder mehrerer dieser Felder in einer Gruppe führt dazu, dass ihre Darstellung in der 3D-Ansicht angezeigt wird. Auch hier können bis zu fünf Gruppierungsebenen direkt angezeigt werden. Die folgenden Darstellungen werden verwendet:

  • Feld location: Ein Ort ist ein Gebäude. Gebäude werden durch Straßen getrennt. Sie können dies verwenden, um verschiedene Fabrik- oder Firmenstandorte anzuzeigen.
  • Feld room: Ein Raum mit eigenen Innenwänden, einer Tür und der Raumnummer oder Raumbezeichnung.
  • Feld owner: Ein Benutzer, der einem Asset zugewiesen ist, wird durch einen Tisch dargestellt. Der Tisch enthält ein Bild des zugewiesenen Benutzers sowie das Namensschild des Benutzers auf dem Tisch.
  • Feld type: Die Feldtypen werden durch ein PDA-Gerät dargestellt.
  • Feld license: Lizenzen werden als ein Blatt Papier dargestellt.
  • Feld invoicenumber: Eine Rechnung wird als ein Blatt Papier dargestellt.
  • Feld sla: Ein SLA wird als ein Blatt Papier dargestellt.
  • Alle anderen Felder werden durch eine farbige Kiste dargestellt.

Hinweis: Die oben genannten Felder werden hier durch ihren Schlüssel beschrieben. Sie können die Bezeichnungen dieser Felder nach Bedarf anpassen - da diese Felder jedoch nicht entfernt werden können, sind die Schlüssel immer verfügbar.

Asset-Details

Die Ansicht der Asset-Details wird geöffnet, wenn ein einzelnes Asset ausgewählt wird. Die Detailansicht ermöglicht die Überprüfung und Änderung des Assets, einschließlich aller für den Asset-Typ definierten Asset-Felder. Bei der Auswahl eines Assets wird der Asset-Baum entsprechend geöffnet und wählt auch das aktuelle Asset aus. Für ein Asset sind mehrere Registerkarten verfügbar:

  • Details: Auf der Registerkarte Details können Sie alle Asset-Felder einsehen, die mit diesem Asset-Typ verbunden sind. Darüber hinaus können Sie dem Asset ein Bild zuweisen und das übergeordnete Asset aktualisieren.
  • Anhänge: In den Anhängen können Sie z. B. Handbücher zu einem Asset hinzufügen.
  • Besitzer: Auf der Registerkarte Besitzer können Sie den Besitzer des Assets zuweisen und seine Benutzerdaten einsehen. Ein Benutzer darf die Eigentümerdaten von Benutzerfeldern nur dann einsehen, wenn er durch die Konfiguration der Benutzerfelder die Erlaubnis dazu erhalten hat.
  • Lizenz: Wenn der Asset-Typ Lizenzen unterstützt, ist diese Registerkarte verfügbar. Hier können Sie die verknüpfte Lizenz ändern und die Informationen zu den Lizenzen einsehen.
  • Dienstgütevereinbarung: Wenn der Asset-Typ die Dienstgütevereinbarung unterstützt, ist diese Registerkarte verfügbar. Hier können Sie die verbundenen SLAs ändern und deren Informationen einsehen.
  • Verkäufer: Wenn der Asset-Typ Verkäufer unterstützt, ist diese Registerkarte verfügbar. Hier können Sie den verbundenen Verkäufer ändern und seine Informationen einsehen.
  • Änderungen: Alle Änderungen eines Assets werden gesammelt und in dieser Registerkarte angezeigt. Sie sehen hier, wer das ausgewählte Asset geändert hat.

Vererbung von Feldern

Werte für Asset-Felder können vom Eigentümer oder von einem übergeordneten Asset vererbt werden, wenn kein Inhaber festgelegt ist. Die folgenden Felder können vererbt werden:

  • Inhaber, Raum, Ort, Kostenstelle

Die entsprechenden Feldschlüssel sind:

  • owner, room, location, costcenter

Die Feldvererbung ermöglicht es Ihnen, diese Feldwerte automatisch zu aktualisieren, wenn Sie ein Asset auf einen neuen Besitzer übertragen oder ein anderes übergeordnetes Asset zuweisen.

Hinweis: Asset Felder werden primär immer vom Eigentümer übernommen, auch wenn dieser selbst nur vom übergeordneten Asset geerbt wurde.

Asset-Aktionen

Assets haben eine Reihe von Aktionen, die durchgeführt werden können. Die Aktionen sind sowohl im Optionsmenü jedes Assets als auch im Detaildialog verfügbar.

Die Aktionen Verschieben, Duplizieren, Drucken und Löschen sollten selbsterklärend sein.

Neues Ticket

Das Erstellen eines neuen Tickets aus einem oder mehreren ausgewählten Assets ermöglicht das Herstellen von Referenzen zwischen diesen Assets und der Ticketverarbeitung. Die Supportmitarbeiter haben bei der Bearbeitung des Tickets einen schnellen Zugriff auf die betroffenen Assets. Ein neu erstelltes Ticket erhält den Inhalt aller in den ausgewählten Assets gesetzten Felder und füllt das Anfragefeld vor.

Zusätzlich können Sie eine Kennung zuweisen, d. h. ein Asset-Feld, das in das Kennungs-Feld des Tickets eingefügt werden soll. Wenn Sie im Optionsmenü auf den Eintrag Neues Ticket klicken, werden Ihnen die Asset-Felder des zuerst ausgewählten Assets angezeigt. Haben Sie mehrere Elemente ausgewählt und wählen ein Kennungs-Feld, das im zuerst ausgewählten Element nicht gesetzt ist, wird die Kennung mit dem Feldwert eines anderen Elements belegt. In diesem Fall wird die Reihenfolge, in der die Elemente ausgewählt wurden, beibehalten. Der erste Feldwert, der nicht leer ist, wird verwendet.

Tickets des Assets

Der Menüeintrag Tickets des Assets ist ein Link in die Ticket-Anwendung mit einer Suche, die mit dem Asset vorausgefüllt ist. Es wird dann eine Liste von Tickets angezeigt, die auf das ausgewählte Asset verweisen.

Mit dieser Option erhalten Sie schnell einen Überblick über alle Tickets, in denen ein Problem mit dem ausgewählten Asset bearbeitet wurde.

1)
Nur wenn vom Browser unterstützt.