Workflow-Vorlage definieren

Unter einem Workflow versteht man die Ablaufsteuerung zwischen allen an der Bearbeitung eines Geschäftsprozesses beteiligten Personen.

Eine Workflow-Vorlage beinhaltet Teilaufträge (mindestens einen bis beliebig viele), die durch folgende Aktionen ereignis- und / oder zeitgesteuert ausgelöst werden können:

  • sofortige Autorisierung bei Anwenden des Workflows in den Modulen "Anfragen" oder "Aufträge"
  • bei Beendigung eines vorherigen Teilauftrages
  • bei Erreichen eines festgelegten Datums

Eine Workflow-Vorlage umfasst in der Regel lediglich prinzipielle Aussagen zu Teilaufträgen. Nach dem Definieren "ruht" die Workflow-Vorlage. Um die Workflow-Vorlage anzuwenden, bedarf es eines initialen Tickets ("Basisauftrag"). Zum Beispiel stellt der Abteilungsleiter die Anforderung an den HelpDesk, dass zum 01.05.2009 ein neuer Mitarbeiter kommt und ein PC-Arbeitsplatz einzurichten sei.

Auf diesen "Basisauftrag" wird nun eine Workflow-Vorlage angewendet. Beim Anwenden kann die Vorlage individualisiert werden, d.h. Teilschritte können bearbeitet, gelöscht (falls in diesem konkreten Fall nicht notwendig) oder gänzlich neu hinzugefügt werden. Die Änderung wird nicht in der Workflow-Vorlage gespeichert.

Eine Workflow-Vorlage kann sowohl im Modul "Anfragen" auf eine neue Anfrage als auch im Modul "Aufträge" auf ein bereits existierendes Ticket angewendet werden. Jedoch ist es nicht möglich, dass auf einen Workflow-Teilauftrag erneut eine Workflow-Vorlage angewendet wird.

Der Dialog enthält im linken und im rechten Fenster jeweils eine Symbolleiste. Die Symbolleiste im linken Fenster bezieht sich lediglich auf das Neuanlegen , Speichern und Löschen von Workflow-Vorlagen.

Die Symbolleiste im rechten Fenster ermöglicht das Bearbeiten und Organisieren der einzelnen Schritte einer Workflow-Vorlage. Die Befehls-Symbole sind selbsterklärend. Außerdem besitzt jedes Symbol einen Tool-Tip. Die Einzelschritte einer Workflow-Vorlage sind in tabellarischer Form mit ihren wichtigsten Informationen dargestellt: Schritt-Nr., Betreff, Ressource und zwei mögliche Abhängigkeiten (, ) von anderen Teilschritten . Beispiel: Nach dem i-net HelpDesk Setup ist bei den Workflow-Vorlagen zur Verdeutlichung die Vorlage "PC-Arbeitsplatz einrichten" enthalten. Hier ist festgelegt, dass Teilschritt 4 "PC aufstellen und anschließen" erst dann ausgeführt wird, wenn die Teilschritte 2 UND 3 (Dose patchen; PC-Tisch aufstellen) erledigt sind.

Zum Neuerstellen oder Bearbeiten eines Teilschrittes klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Es öffnet sich ein neuer Dialog. Die einzelnen Felder besitzen folgende Funktion:

  • Betreff - Betreff des Teilauftrages
  • Auftragstext - Tragen Sie hier zum Betreff den Auftragstext ein. Ebenso erreichte Ergebnisse.
    • Wichtig: Alle am Workflow beteiligten Ressourcen sehen den hier stehenden Text als Information.
  • Auftrag wird autorisiert nach Beenden Schritt (2 Felder) - Option zur Ereignis-Steuerung des Teilschritts. Hier können Sie als Auslöser des aktuellen Teilauftrages die Beendigung eines zuvor erfolgten Teilschritts über ein Listenfeld auswählen. Maximal 2 zuvor beendete Teilaufträge können als Auslöser definiert werden. Beide Spalten stellen eine logische "Und"-Verknüpfung dar.
  • Ressource - Name der Ressource, die für den Teilauftrag autorisiert wird.
  • "Fallback"-Realisierung: Folgende einfache Umsetzung soll anhand des nachfolgenden Beispiels erläutert werden. Es wurde eine Workflow-Vorlage definiert, die aus 10 Teilschritten besteht. Jeder Teilschritt hat zur Bedingung, dass der Vorgänger erst beendet sein muss, bevor die Auslösung erfolgt, d.h. bevor Teilschritt 10 ausgelöst wird muss Teilschritt 9 beendet sein, bevor Teilschritt 9 ausgelöst wird muss Teilschritt 8 beendet sein usw.
    • Nun wird auf einen Basisauftrag die Workflow-Vorlage angewendet. Teilschritt 1 wird sofort an eine Ressource zur Bearbeitung autorisiert. Nach Beendigung von Teilschritt 1 wird Teilschritt 2 ausgelöst usw.
    • Im Teilschritt 7 soll nun ein Check durch eine "Prüf-Ressource" erfolgen. Schlägt die Prüfung fehl, dann soll der Workflow auf Teilschritt 4 "zurück fallen" und die Abarbeitung ab dort erneut beginnen.
    • Lösung: Die für Teilschritt 7 zuständige Ressource reaktiviert einfach den erledigten Teilschritt 4. Nun werden alle direkt und indirekt von Teilschritt 4 abhängigen anderen Teilschritte automatisch ebenfalls reaktiviert und auf den Status "Workflow eingeleitet" gesetzt.