Die Funktion Meeting Räume erweitert i-net CoWork mit einer Option, Kanäle zu erstellen, in die Mitglieder auch ohne Benutzerkonto im INETAPP Server eingeladen werden können. Hiermit ist es möglich, z.B. externen Support oder Demonstrationen durchzuführen. Auch das Bereitstellen von Kanälen für temporäre Teams ist mit einem Meeting Raum realisierbar.
Der Unterschied zu regulären Kanälen ist:
Neue Meeting Räume werden über eine Schaltfläche Neuer Meeting Raum erstellt. In einem Dialog wird ein vorgefertigter Einladungs-Text, z.B. für den Versand via E-Mail, angezeigt. Hier enthalten ist der Link um weitere Mitglieder einzuladen. Das spätere Einladen weiterer Mitglieder ist ebenso möglich. Hierfür kann sich der Raum-Admin den Einladungstext jederzeit mit der Umschlag-Schaltfläche in der Funktionsleiste des Raumes anzeigen lassen.
Beim Erstellen und späteren Bearbeiten eines Meeting Raums lässt sich die Beschreibung sowie das Icon für den Raum anpassen.
INETAPP Benutzer mit der Berechtigung "Meeting Räume erstellen" sind ebenfalls Administratoren von Meeting Räumen, wenn sie in diese eingeladen wurden. Sie dürfen diese Räume auch wieder schließen. Mit dem Schließen eines Meeting Raums wird die gesamte Konversation endgültig gelöscht. Auch externe Benutzer, die nur in diesem Meeting Raum aktiv sind, werden endgültig vom Server gelöscht.
Zusätzlich können diese Benutzer über die Mitgliederliste weitere Mitglieder zu einem Raum hinzufügen. Die Liste enthält nur Mitglieder, die man durch andere Kanäle, in denen man Mitglied ist, auch kontaktieren kann.
Mit dem Öffnen des Einladungslinks in einem Browser wird ein Dialog zum Beitreten des Meeting Raums angezeigt. Eingeloggte INETAPP Benutzer können diesen Raum direkt beitreten. Externe Benutzer, also Benutzer die nicht bereits eingeloggt sind oder kein Konto auf dem INETAPP Server haben, müssen ihren Namen eingeben und bekommen mit dem Beitreten des Raumes ein temporäres Gast-Konto angelegt.
Externe Benutzer sind nur für den vorübergehenden Einsatz geeignet. Ihr Account wird automatisch vom System gelöscht, sobald sie sich ausloggen, die Sitzung beendet oder der Meeting Raum geschlossen wurde. Mit ihrem Account haben diese Benutzer ausschließlich Zugriff auf die CoWork-Anwendung - und darin zunächst nur auf den Meeting Room, in den sie eingeladen wurden.
Team-Administratoren können einen externen Benutzer im Anschluss in andere Kanäle aufnehmen und so temporären Zugriff auf dessen Inhalte geben. Externe Benutzer werden nicht in der Benutzer- und Gruppen-Anwendung angezeigt und können daher nicht weiter administriert werden.
Hinweis: Ist das i-net CoWork Anrufe Plugin installiert, erlaubt der Dialog zusätzlich das Testen der Audio- und Video-Funktionen des Browsers.